Een effectieve aanmaning versturen: Zo krijg je die factuur betaald

Door Gert Bellemans, zaakvoerder Bizzon. Laatst juridisch nagekeken: oktober 2026.

Een aanmaning is een formele, schriftelijke oproep om een vervallen factuur binnen een vaste termijn te betalen. Je verstuurt ze nadat een vriendelijke herinnering niets opleverde. Bij een bedrijf (B2B) mag je meteen interest en een schadevergoeding aanrekenen. Bij een consument (B2C) moet je eerst één kosteloze herinnering sturen en minstens 14 kalenderdagen wachten.

In het kort:

Werk met een vast traject van vier stappen, zodat je niet bij elke factuur opnieuw moet beslissen.
Gebruik een aparte brief voor B2B en voor B2C; de wettelijke regels verschillen sterk.
Zorg dat je kunt bewijzen dat je aanmaning is aangekomen. Zonder bewijs sta je zwak.

👉 Vraag de gratis aanmaning templates aan

Hoe verstuur je een aanmaning? Stappenplan in 4 stappen

Leg vooraf vast welke stap je op welke dag zet. De grootste valkuil is dat elke onbetaalde factuur een nieuwe, emotionele beslissing wordt: “Geef ik nog één kans?” Die twijfel kost tijd en geld.

Vriendelijke betalingsherinnering (dag 1 tot 7 na de vervaldatum). Kort en zakelijk. Vermeld het openstaande bedrag, het factuurnummer en de betaalgegevens. Geen dreigende taal: misschien is de factuur gewoon over het hoofd gezien.
Eerste formele aanmaning (dag 8 tot 14). Verwijs naar je herinnering, geef een nieuwe uiterste betaaldatum (doorgaans 14 dagen) en wijs op de gevolgen: wettelijke interest en een schadebeding.
Tweede aanmaning of ingebrekestelling (dag 15 tot 30). De laatste stap vóór overdracht. Vermeld dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau en dat de bijkomende kosten voor de debiteur zijn.
Overdracht aan een incassobureau (vanaf dag 30). Bizzon neemt het dossier over vanaf € 49 per dossier. Klanten worden gemiddeld binnen 17 dagen betaald.

Al twee aanmaningen verstuurd zonder resultaat? Dan is dit het moment om over te dragen. 👉 Start je dossier vanaf € 49

Wat is het verschil tussen een aanmaning B2B en B2C?

Een consument is wettelijk veel sterker beschermd dan een bedrijf. Bij B2C moet je eerst een kosteloze herinnering sturen en zijn de kosten geplafonneerd; bij B2B mag je vanaf de eerste dag na de vervaldatum interest en kosten aanrekenen.

	Bedrijf (B2B)	Consument (B2C)
Wettelijke basis	Wet van 2 augustus 2002	Boek XIX Wetboek van economisch recht, sinds 1 september 2023
Aanmaning verplicht?	Nee	Ja, één kosteloze herinnering
Wachttermijn	Geen	14 kalenderdagen; bij post start die de derde werkdag na verzending, bij e-mail de dag erna
Interest	10,5 % per jaar in 2026, vanaf de vervaldatum	Maximaal de referentie-interestvoet + 8 procentpunten, pas na de wachttermijn
Vergoeding	Forfait van € 40 per factuur, plus wat je voorwaarden bepalen	Tot € 150: max. € 20. Van € 150,01 tot € 500: € 30 + 10 % van het deel boven € 150. Boven € 500: € 65 + 5 % van het deel boven € 500, met een plafond van € 2.000
Toon	Zakelijk en direct	Begrijpelijk, zonder juridisch jargon

Wat moet er in de kosteloze herinnering aan een consument staan?

De eerste herinnering moet het verschuldigde bedrag vermelden, het schadebeding dat je na de termijn zult aanrekenen, je naam en ondernemingsnummer, een omschrijving van het geleverde product of de dienst, en de betaaltermijn van 14 kalenderdagen. Je mag er geen kosten voor aanrekenen, ook geen dossier- of beheerskosten.

Wat riskeer je bij een fout in een B2C-aanmaning?

Bij een fout riskeer je niet alleen je recht op kosten en interesten te verliezen, maar zelfs je recht op de hoofdsom. Dient de consument een klacht in, dan zijn de kosten van het onderzoek bovendien voor de aangeklaagde partij. De bewijslast ligt bij jou als onderneming.

Daarom laten veel ondernemers hun consumentendossiers opvolgen door een specialist. 👉 Laat Bizzon je B2C-dossiers opvolgen

Moet je bij B2B eerst een aanmaning sturen?

Nee. Zodra de betaaltermijn is verstreken, mag je de vordering meteen overdragen aan een incassobureau. Wij raden toch één formele aanmaning aan: dat is doorgaans sneller, goedkoper en minder schadelijk voor de relatie dan meteen naar de rechter stappen.

Wat moet er in een aanmaning staan?

Een goede aanmaning bevat zes elementen en laat geen ruimte voor twijfel:

Het openstaande bedrag, exact in euro.
Het factuurnummer, met een kopie van de factuur in bijlage.
Een nieuwe uiterste betaaldatum. In een eerste aanmaning is 14 dagen na ontvangst gebruikelijk.
De betaalgegevens: IBAN en de mededeling voor de overschrijving.
De gevolgen van niet-betaling: wettelijke interest en schadebeding.
De volgende stap: overdracht aan een incassobureau, met de bijkomende kosten voor de debiteur.

Liever niet zelf schrijven? 👉 Vraag de kant-en-klare templates aan

Moet je een aanmaning aangetekend versturen?

Nee, dat is wettelijk niet verplicht. Een aanmaning per gewone post of per e-mail volstaat in principe. Bij grotere bedragen of hardnekkige wanbetalers is een aangetekende zending wel verstandig, omdat ze bewijst dat de brief op het adres van de debiteur is aangekomen.

Ons advies: verstuur de aanmaning zowel aangetekend als per gewone post. Zo kan je klant voor de rechtbank nooit beweren dat hij niets heeft ontvangen. Bewaar alle communicatie en verzendbewijzen.

Is een aanmaning per e-mail geldig?

Ja. Sinds 1 januari 2023 erkent het nieuwe Burgerlijk Wetboek de kennisgeving langs elektronische weg als geldig communicatiemiddel. Maar “ik heb de mail verstuurd” is geen bewijs. Je moet kunnen aantonen dat de ontvanger je mail heeft gezien.

Dat bewijs heb je in twee gevallen:

De klant heeft op je mail geantwoord.
Je hebt een elektronische leesbevestiging ontvangen.

Zonder dat bewijs ligt de bewijslast volledig bij jou. In de praktijk start een advocaat geen dossier zonder. Krijg je geen reactie op je mail? Volg dan op per post of bevestig telefonisch.

Tip: vraag een leesbevestiging bij je eigen facturen, aanmaningen en ingebrekestellingen, en wees zelf voorzichtig met het bevestigen van inkomende mails.

Genoeg van het aanmanen? Geef het uit handen

Bizzon neemt de opvolging van je onbetaalde facturen over vanaf € 49 per dossier. Je levert de factuur en je eerdere herinneringen aan; wij voeren de communicatie met je klant, diplomatisch en daadkrachtig.

Gemiddeld binnen 17 dagen betaald
4,4 op 5 op Google
Meer dan 10 jaar ervaring met invordering voor Vlaamse kmo’s

“Na 3 maanden had ik nog steeds een openstaande factuur, met 4 betalingsherinneringen kwam er nog steeds geen schot in de zaak. Ik ben dan bij Bizzon terecht gekomen, dankzij jullie werk was de factuur na 1,5 week betaald! Super werk geleverd, dus in de toekomst weet ik jullie onmiddellijk te vinden.”

Wannes de Jong, Google-review

👉 Start je dossier vanaf € 49 of neem contact op via 011 46 90 00.

Veelgestelde vragen over aanmaningen

Hoeveel aanmaningen moet je versturen?

Bij een consument is één kosteloze herinnering wettelijk verplicht. Bij een bedrijf is er geen verplicht aantal. In de praktijk werkt een traject van één herinnering en twee aanmaningen het best.

Mag je kosten aanrekenen voor een aanmaning?

Bij een bedrijf mag dat vanaf de eerste dag na de vervaldatum: interest plus een forfait van € 40. Bij een consument is de eerste herinnering kosteloos en mag je pas na 14 kalenderdagen de wettelijk geplafonneerde vergoeding en interest aanrekenen.

Hoe lang moet je wachten na een aanmaning?

Bij een consument minstens 14 kalenderdagen na de kosteloze herinnering. Bij een bedrijf bepaal je de termijn zelf; 14 dagen is gebruikelijk.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering, een aanmaning en een ingebrekestelling?

Een herinnering is een vriendelijke vraag om te betalen. Een aanmaning is een formele oproep met een uiterste datum en de gevolgen. Een ingebrekestelling is de laatste formele waarschuwing vóór een incassobureau of de rechtbank.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Zodra je aanmaningen zonder resultaat blijven, doorgaans rond dag 30 na de vervaldatum. Bij een bedrijf mag het al zodra de betaaltermijn is verstreken. Bij Bizzon kan dat vanaf € 49 per dossier.