Eine wirksame Mahnung versenden: So wird Ihre Rechnung bezahlt

Von Gert Bellemans, Geschäftsführer von Bizzon. Zuletzt rechtlich geprüft: Oktober 2026.

Eine Mahnung ist eine förmliche, schriftliche Aufforderung, eine fällige Rechnung innerhalb einer festen Frist zu bezahlen. Sie versenden sie, wenn eine freundliche Zahlungserinnerung nichts gebracht hat. Bei einem Unternehmen (B2B) dürfen Sie sofort Zinsen und eine Entschädigung berechnen. Bei einem Verbraucher (B2C) müssen Sie zuerst eine kostenlose Mahnung senden und mindestens 14 Kalendertage warten.

Kurz gefasst:

Arbeiten Sie mit einem festen Ablauf in vier Schritten, damit Sie nicht bei jeder Rechnung neu entscheiden müssen.
Verwenden Sie ein eigenes Schreiben für B2B und für B2C; die gesetzlichen Regeln unterscheiden sich stark.
Sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang Ihrer Mahnung nachweisen können. Ohne Nachweis stehen Sie schwach da.

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Wie versenden Sie eine Mahnung? Plan in 4 Schritten

Legen Sie im Voraus fest, welchen Schritt Sie an welchem Tag setzen. Die größte Falle ist, dass jede unbezahlte Rechnung zu einer neuen, emotionalen Entscheidung wird: „Gebe ich noch eine Chance?“ Dieses Zögern kostet Zeit und Geld.

Freundliche Zahlungserinnerung (Tag 1 bis 7 nach Fälligkeit). Kurz und sachlich. Nennen Sie den offenen Betrag, die Rechnungsnummer und die Zahlungsdaten. Keine drohende Sprache: Vielleicht wurde die Rechnung einfach übersehen.
Erste förmliche Mahnung (Tag 8 bis 14). Verweisen Sie auf Ihre Erinnerung, setzen Sie ein neues letztes Zahlungsdatum (in der Regel 14 Tage) und weisen Sie auf die Folgen hin: gesetzliche Zinsen und eine Entschädigungsklausel.
Zweite Mahnung oder Inverzugsetzung (Tag 15 bis 30). Der letzte Schritt vor der Übergabe. Teilen Sie mit, dass Sie die Forderung an ein Inkassobüro übergeben und dass die zusätzlichen Kosten zu Lasten des Schuldners gehen.
Übergabe an ein Inkassobüro (ab Tag 30). Bizzon übernimmt die Akte ab 49 € pro Akte. Unsere Kunden werden im Durchschnitt innerhalb von 17 Tagen bezahlt.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung B2B und B2C?

Ein Verbraucher ist gesetzlich viel stärker geschützt als ein Unternehmen. Bei B2C müssen Sie zuerst eine kostenlose Mahnung senden und die Kosten sind gedeckelt; bei B2B dürfen Sie ab dem ersten Tag nach Fälligkeit Zinsen und Kosten berechnen.

	Unternehmen (B2B)	Verbraucher (B2C)
Gesetzliche Grundlage	Gesetz vom 2. August 2002	Buch XIX des belgischen Wirtschaftsgesetzbuches, seit 1. September 2023
Mahnung verpflichtend?	Nein	Ja, eine kostenlose Mahnung
Wartefrist	Keine	14 Kalendertage; per Post beginnt sie am dritten Werktag nach dem Versand, per E-Mail am Folgetag
Zinsen	10,5 % pro Jahr im Jahr 2026, ab Fälligkeit	Höchstens der Referenzzinssatz + 8 Prozentpunkte, erst nach der Wartefrist
Entschädigung	Pauschale von 40 € pro Rechnung, zuzüglich dessen, was Ihre Bedingungen vorsehen	Bis 150 €: max. 20 €. Von 150,01 € bis 500 €: 30 € + 10 % des Teils über 150 €. Über 500 €: 65 € + 5 % des Teils über 500 €, mit einer Obergrenze von 2.000 €
Ton	Sachlich und direkt	Verständlich, ohne juristischen Fachjargon

Was muss in der kostenlosen Mahnung an einen Verbraucher stehen?

Die erste Mahnung muss den geschuldeten Betrag, die Entschädigung, die Sie nach Ablauf der Frist berechnen werden, Ihren Namen und Ihre Unternehmensnummer, eine Beschreibung des gelieferten Produkts oder der Dienstleistung sowie die Zahlungsfrist von 14 Kalendertagen enthalten. Sie dürfen dafür keine Kosten berechnen, auch keine Akten- oder Verwaltungskosten.

Was riskieren Sie bei einem Fehler in einer B2C-Mahnung?

Bei einem Fehler riskieren Sie nicht nur, Ihren Anspruch auf Kosten und Zinsen zu verlieren, sondern sogar Ihren Anspruch auf die Hauptforderung. Reicht der Verbraucher eine Beschwerde ein, gehen die Kosten der Untersuchung zudem zu Lasten der beschuldigten Partei. Die Beweislast liegt bei Ihnen als Unternehmen.

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Müssen Sie bei B2B zuerst eine Mahnung senden?

Nein. Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, dürfen Sie die Forderung sofort an ein Inkassobüro übergeben. Wir empfehlen dennoch eine förmliche Mahnung: Das ist in der Regel schneller, günstiger und weniger belastend für die Geschäftsbeziehung, als sofort vor Gericht zu gehen.

Was muss in einer Mahnung stehen?

Eine gute Mahnung enthält sechs Elemente und lässt keinen Raum für Zweifel:

Der offene Betrag, genau in Euro.
Die Rechnungsnummer, mit einer Kopie der Rechnung im Anhang.
Ein neues letztes Zahlungsdatum. In einer ersten Mahnung sind 14 Tage nach Erhalt üblich.
Die Zahlungsdaten: IBAN und Verwendungszweck.
Die Folgen der Nichtzahlung: gesetzliche Zinsen und Entschädigungsklausel.
Der nächste Schritt: Übergabe an ein Inkassobüro, mit den zusätzlichen Kosten zu Lasten des Schuldners.

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Müssen Sie eine Mahnung per Einschreiben versenden?

Nein, das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Eine Mahnung per normaler Post oder per E-Mail genügt grundsätzlich. Bei größeren Beträgen oder hartnäckigen Nichtzahlern ist ein Einschreiben jedoch sinnvoll, weil es beweist, dass der Brief an der Adresse des Schuldners angekommen ist.

Unser Rat: Versenden Sie die Mahnung sowohl per Einschreiben als auch per normaler Post. So kann Ihr Kunde vor Gericht nie behaupten, er habe nichts erhalten. Bewahren Sie die gesamte Kommunikation und alle Versandnachweise auf.

Ist eine Mahnung per E-Mail gültig?

Ja. Seit dem 1. Januar 2023 erkennt das neue belgische Zivilgesetzbuch die Mitteilung auf elektronischem Weg als gültiges Kommunikationsmittel an. Aber „ich habe die E-Mail verschickt“ ist kein Beweis. Sie müssen nachweisen können, dass der Empfänger Ihre E-Mail gesehen hat.

Diesen Nachweis haben Sie in zwei Fällen:

Der Kunde hat auf Ihre E-Mail geantwortet.
Sie haben eine elektronische Lesebestätigung erhalten.

Ohne diesen Nachweis liegt die Beweislast vollständig bei Ihnen. In der Praxis eröffnet ein Anwalt ohne ihn keine Akte. Keine Reaktion auf Ihre E-Mail? Dann fassen Sie per Post nach oder bestätigen Sie telefonisch.

Tipp: Fordern Sie für Ihre eigenen Rechnungen, Mahnungen und Inverzugsetzungen eine Lesebestätigung an und seien Sie selbst vorsichtig beim Bestätigen eingehender E-Mails.

Genug vom Mahnen? Geben Sie es ab

Bizzon übernimmt die Nachverfolgung Ihrer unbezahlten Rechnungen ab 49 € pro Akte. Sie liefern die Rechnung und Ihre bisherigen Mahnungen; wir führen die Kommunikation mit Ihrem Kunden, diplomatisch und entschlossen.

Im Durchschnitt innerhalb von 17 Tagen bezahlt
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„Nach 3 Monaten hatte ich immer noch eine offene Rechnung, und trotz 4 Zahlungserinnerungen bewegte sich nichts. Dann bin ich bei Bizzon gelandet, und dank eurer Arbeit war die Rechnung nach 1,5 Wochen bezahlt! Super Arbeit, in Zukunft weiß ich also sofort, wo ich euch finde.“

Wannes de Jong, Google-Bewertung (aus dem Niederländischen übersetzt)

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Häufig gestellte Fragen zu Mahnungen

Wie viele Mahnungen müssen Sie versenden?

Bei einem Verbraucher ist eine kostenlose Mahnung gesetzlich vorgeschrieben. Bei einem Unternehmen gibt es keine vorgeschriebene Anzahl. In der Praxis funktioniert ein Ablauf mit einer Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen am besten.

Dürfen Sie für eine Mahnung Kosten berechnen?

Bei einem Unternehmen ist das ab dem ersten Tag nach Fälligkeit erlaubt: Zinsen plus eine Pauschale von 40 €. Bei einem Verbraucher ist die erste Mahnung kostenlos, und erst nach 14 Kalendertagen dürfen Sie die gesetzlich gedeckelte Entschädigung und Zinsen berechnen.

Wie lange müssen Sie nach einer Mahnung warten?

Bei einem Verbraucher mindestens 14 Kalendertage nach der kostenlosen Mahnung. Bei einem Unternehmen bestimmen Sie die Frist selbst; 14 Tage sind üblich.

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung, einer Mahnung und einer Inverzugsetzung?

Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Bitte um Zahlung. Eine Mahnung ist eine förmliche Aufforderung mit einem letzten Datum und den Folgen. Eine Inverzugsetzung ist die letzte förmliche Warnung vor einem Inkassobüro oder dem Gericht.

Wann schalten Sie ein Inkassobüro ein?

Sobald Ihre Mahnungen ohne Ergebnis bleiben, in der Regel um Tag 30 nach Fälligkeit. Bei einem Unternehmen ist es bereits erlaubt, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Bei Bizzon ist das ab 49 € pro Akte möglich.