Veel ondernemers vragen zich af: “factuur geprotesteerd, wat nu?”

Het is een vervelende situatie. Een geprotesteerde factuur is alsof een klant ineens besluit dat zwaartekracht optioneel is: verrassend, onlogisch, en een beetje vermoeiend.

Toch krijg je er als ondernemer helaas mee te maken.

Je stuurt een factuur naar een klant, maar in plaats van een betaling wordt je factuur geprotesteerd. Wat doe je in zo’n geval? Handel snel en correct, niet alleen om je rechten te beschermen maar ook om de betaling van het onbetwiste deel van de factuur veilig te stellen.

In dit artikel bespreken we:

• wat een protest inhoudt;
• waarom het onbetwiste deel altijd betaald moet worden;
• hoe Bizzon je helpt om efficiënt en zonder tijdverlies actie te ondernemen.

Factuur geprotesteerd: wat nu in 3 stappen?

Drie stappen. In deze volgorde.

1. Reageer direct en met kennis van zaken: Verzamel alle nodige informatie. Wat is er precies geprotesteerd? Zijn er eerdere afspraken of contracten die duidelijkheid bieden? Zorg dat je goed voorbereid bent.
2. Leg de focus op het onbetwiste bedrag: Wettelijk gezien moet het deel van de factuur dat niet betwist wordt, alsnog betaald worden. Dit mag niet genegeerd worden onder het mom van een protest.
3. Werk samen met een expert zoals Bizzon: Bizzon zorgt voor een vlotte en professionele opvolging. Wij handelen snel en accuraat om geen tijd te verliezen. Door op tijd een protest mee te sturen, kunnen wij beter inspelen op mogelijke vragen van de klant en direct inhoudelijk reageren.

Wat betekent een protest tegen een factuur?

Een protest houdt in dat de ontvanger van de factuur (de debiteur) aangeeft het niet eens te zijn met een deel of het geheel van de factuur.

De redenen kunnen variëren:

• Betwisting van de inhoud: Bijvoorbeeld omdat er fouten in de factuur staan, of omdat de klant vindt dat de geleverde dienst of goederen niet voldoen.
• Technische redenen: Zoals het ontbreken van een PO-nummer of andere formele gegevens.
• Strategisch uitstel: Soms wordt een protest gebruikt als excuus om de betaling uit te stellen.

Hoe dan ook: een protest geeft de debiteur niet het recht om de volledige betaling uit te stellen.

Jouw factuur geprotesteerd, maar het onbetwiste deel moet betaald

Een veelgemaakte misvatting is dat een betwiste factuur volledig mag worden genegeerd totdat het protest is afgehandeld.

Dit is simpelweg niet waar.

Volgens de wet is een klant verplicht om het onbetwiste deel van de factuur direct te betalen.

Voorbeeld: Stel dat je een factuur hebt van €1.000 en de klant betwist een gedeelte ter waarde van €200. Dan is de klant nog steeds verplicht om de resterende €800 binnen de normale betalingstermijn te voldoen. Het negeren van de volledige factuur is niet alleen onrechtmatig maar vooral ook schadelijk voor jouw cashflow.

Betaalt je klant ook het onbetwiste deel niet? Dan kan je je openstaande factuur laten innen.

Waarom snelheid en transparantie cruciaal zijn

Geef een protest altijd meteen aan ons door.

Als een protest binnenkomt, is het belangrijk dat je dit zo snel mogelijk meldt wanneer je een openstaande factuur bij Bizzon indient. Dit voorkomt nodeloos tijdverlies en stelt ons in staat om de juiste actie te ondernemen.

Wat gebeurt er als je het protest niet deelt?

• Tijdverlies: Als wij een aanmaning versturen zonder kennis van een bestaand protest, kan de debiteur reageren met: “Jouw factuur werd geprotesteerd!” Hierdoor gaat kostbare tijd verloren, omdat wij eerst achter de details van het protest moeten aangaan.
• Minder slagkracht: Zonder context kunnen wij niet inhoudelijk reageren op de betwisting, waardoor de incassoprocedure vertraagt.

Stuur je het protest samen met de factuur mee? Dan begrijpen wij de situatie volledig en staan we direct sterk in de communicatie met de debiteur.

Onze aanpak: efficiënt, transparant, en kosteloos voor onbetwiste vorderingen

Bij Bizzon hanteren we een eenvoudige maar krachtige aanpak:

• Onbetwiste facturen zijn kosteloos: Als jouw factuur niet wordt betwist, brengen wij onze kosten volledig in rekening bij de debiteur. Dit betekent dat jij geen extra kosten hebt voor onze dienstverlening.
• Snelle en transparante opvolging: Wij contacteren de debiteur via verschillende kanalen en houden je voortdurend op de hoogte van de voortgang.
• Inhoudelijk voorbereid: Als je ons op voorhand informeert over een protest, kunnen wij direct inhoudelijk reageren en druk uitoefenen op de debiteur om het onbetwiste deel te betalen.

Een protest van je klant dat geen kant raakt, impliceert niet onmiddellijk dat jij opdraait voor de kosten van de procedure.

Enkel wanneer onze advocaat voor de rechtbank pleit voor jouw standpunt en verplicht wordt om conclusies op te stellen, kunnen we niet vermijden dat er kosten worden aangerekend.

Wat kun jij doen wanneer jouw factuur geprotesteerd wordt?

Een protest is geen eindpunt. Het is het moment waarop jij de regie neemt.

Onderneem eerst zelf deze stappen:

• Reageer schriftelijk en snel: Laat een protest nooit onbeantwoord. Wie zwijgt, wekt de indruk akkoord te gaan. Antwoord per e-mail en bevestig ook telefonische afspraken achteraf op papier.
• Ga na of het protest tijdig en gemotiveerd is: Kijk in je algemene voorwaarden welke protesttermijn geldt. Een laattijdig of vaag protest (“wij gaan niet akkoord”) weegt veel minder zwaar dan een concrete, onderbouwde klacht.
• Verzamel je bewijs: Offerte, bestelbon, getekende leveringsbon of werkbon, en alle e-mails. Hoe sterker je dossier, hoe korter de discussie.
• Zet recht wat terecht is: Heeft je klant een punt? Maak dan onmiddellijk een creditnota en een correcte factuur. Ontbreekt er enkel een PO-nummer of een andere formele vermelding? Los dat dezelfde dag op, zodat het excuus wegvalt.
• Vraag uitdrukkelijk betaling van het onbetwiste deel: Noem het bedrag en geef een duidelijke termijn. Zo ligt vast dat jij dit deel hebt opgeëist.
• Blijf zakelijk en doe geen overhaaste toegevingen: Beloof geen korting aan de telefoon om er vanaf te zijn. Elke afspraak hoort schriftelijk bevestigd.

Komt er daarna nog geen betaling? Dan is het tijd om je dossier aan ons over te maken.

Zorg ervoor dat wij je optimaal kunnen ondersteunen:

• Stuur de volledige factuurgeschiedenis mee: Dit omvat eventuele e-mails, brieven of andere communicatie waarin de klant zijn protest heeft aangegeven.
• Wees duidelijk over het onbetwiste bedrag: Specificeer welk deel van de factuur niet wordt betwist, zodat wij dit direct kunnen opeisen.
• Blijf betrokken: Laat ons weten als de klant jou rechtstreeks benadert. Zo kunnen we snel schakelen en verdere stappen ondernemen.

Conclusie: bescherm jouw onderneming tegen wanbetaling

Wanbetaling is niet alleen frustrerend, het vormt ook een serieuze bedreiging voor de financiële gezondheid van jouw onderneming.

Handel dus snel en proactief bij een protest.

Zo zorg je ervoor dat het onbetwiste deel van je factuur tijdig wordt betaald en voorkom je onnodige vertragingen. Bij Bizzon staan we klaar om je te helpen.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jouw cashflow beschermen.