Een effectieve aanmaning versturen: Zo krijg je die factuur betaald

Je hebt je product of dienst geleverd, de betaaltermijn is verstreken en je wacht nog steeds op je geld.

Herkenbaar?

Voor veel ondernemers is dit een maandelijkse frustratie die kostbare tijd en energie vreet. Hoewel een vriendelijke herinnering vaak volstaat, is het soms tijd voor de volgende stap: een formele aanmaning versturen.

Een aanmaning is meer dan een simpele reminder; het is een dwingende, juridische oproep tot betaling.

Maar hoe pak je dit strategisch aan voor het beste resultaat, zonder de klantrelatie onnodig te beschadigen? In deze blog delen we de essentiële stappen voor een effectief aanmaningstraject en leggen we uit waar je op moet letten bij het versturen van een aanmaning.

Wat moet er minimaal in een goede aanmaning staan?

Voordat je overgaat tot een aanmaning versturen, moet je zorgen dat de inhoud juridisch waterdicht is. Een effectieve aanmaning laat geen ruimte voor twijfel. Het is een formele mededeling waarin je kristalhelder bent over je verwachtingen.

Zorg dat de volgende elementen altijd aanwezig zijn:

• Het openstaande bedrag: Vermeld het exacte bedrag in euro’s dat nog betaald moet worden.

• Het factuurnummer: Verwijs direct naar de oorspronkelijke, onbetaalde factuur. Het is ook slim om een kopie van de factuur als bijlage toe te voegen.

• De nieuwe, fatale deadline: Geef je klant een duidelijke termijn. In een eerste aanmaning is een termijn van veertien dagen na ontvangst gebruikelijk.

• Betalingsgegevens: Maak het de klant zo makkelijk mogelijk. Vermeld je IBAN-rekeningnummer en de vereiste mededeling voor de overschrijving.

• De gevolgen van niet-betaling: Wijs de klant expliciet op de consequenties als de betaling uitblijft. Denk hierbij aan het in rekening brengen van een schadebeding en de wettelijke intresten vanwege laattijdige betaling.

• De volgende stap: Vermeld duidelijk dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau als de betaling niet op tijd binnen is, en dat de bijkomende kosten hiervoor voor rekening van de debiteur zijn.

Moet je een aanmaning aangetekend versturen?

Dit is een van de meest gestelde vragen in credit management. Het korte antwoord is: nee, je bent wettelijk niet verplicht om een aanmaning aangetekend te versturen.

Een aanmaning versturen per gewone post of zelfs per e-mail volstaat in principe. Toch adviseren wij vaak om strategisch te kiezen voor een aangetekende zending, zeker bij grotere bedragen of hardnekkige wanbetalers.

Waarom een aangetekende aanmaning versturen slim kan zijn

Zonder bewijs van een aangetekende zending is het bij een juridisch conflict moeilijker te bewijzen dat de aanmaning daadwerkelijk op het adres van de debiteur is aangekomen. Een aangetekende brief geeft je juridische zekerheid.

Ons advies: Overweeg de aanmaning zowel aangetekend als per gewone post te versturen. Zo kan je klant voor de rechtbank nooit claimen dat hij “geen factuur of herinneringen heeft ontvangen”. Houd alle communicatie, inclusief verzendbewijzen, goed bij. Dit is cruciaal bewijsmateriaal als het onverhoopt tot een rechtszaak komt.

Hoe zit het met de bewijslast bij e-mail aanmaningen?

E-mail is een geaccepteerd en veelgebruikt communicatiemiddel in B2B. Sinds 1 januari 2023 erkent het nieuwe Burgerlijk Wetboek de kennisgeving via elektronische weg ook officieel als een geldig communicatiemiddel. Een aanmaning versturen via e-mail is dus juridisch geldig.

De valkuil van de elektronische aanmaning

“Ik heb de mail verstuurd, dus het is geregeld,” is helaas een gevaarlijke aanname. Juridisch gezien is er pas sprake van een geldige kennisgeving als je kunt bewijzen dat de ontvanger de mail ook echt heeft gezien.

Je hebt dit bewijs pas in twee gevallen:

1. De klant heeft op je mail geantwoord.

2. Je hebt een officiële, elektronische leesbevestiging ontvangen.

Zonder deze bewijzen ligt de bewijslast volledig bij jou als verzender. Jij moet aantonen dat de mail is aangekomen en gelezen, wat zonder leesbevestiging een lastige opgave is.

Onze tip voor effectieve e-mail communicatie: Wees zelf voorzichtig met het klikken op leesbevestigingen bij inkomende mails, maar dwing ze af bij je eigen belangrijke facturen, aanmaningen en ingebrekestellingen.

B2B: Kan je sneller een aanmaning versturen?

Betreft het een onbetaalde factuur van een ander bedrijf (B2B)? Dan heb je meer speelruimte. Je bent in dat geval zelfs niet verplicht om een aanmaning te versturen. Zodra de betaaltermijn is verstreken, mag je de vordering onmiddellijk uit handen geven aan een incassobureau.

Hoewel dit juridisch mag, adviseren we vaak om ook in B2B-relaties eerst een formele aanmaning te sturen, simpelweg omdat dit vaak sneller en goedkoper resultaat oplevert dan direct juridische stappen te nemen.

Conclusie: Een aanmaning versturen met bewijs

Het voorkomen van eindeloze discussies over onbetaalde facturen begint bij het bewijs van vandaag. Een mail is voldoende als aanmaning, mits je kunt bewijzen dat deze is aangekomen en gelezen. Krijg je geen reactie? Wacht dan niet af. Een opvolging per post of een korte telefoonbevestiging kan later het verschil maken tussen je geld krijgen of met lege handen staan. Het strategisch versturen van een aanmaning is een cruciale vaardigheid voor elke ondernemer.

Heb jij genoeg van het voortdurende debiteurenbeheer?

Vind jij dat je dikwijls genoeg hebt gevraagd naar de betaling van jouw factuur en wil je de communicatie liever uit handen geven? Het team van Bizzon neemt de opvolging graag van je over, zodat jij je kunt focussen op de groei van je business.

👉  Wil jij dat wij de communicatie voeren in jouw plaats? Neem contact op en ontdek hoe wij je cashflow kunnen verbeteren.