Hoe schrijf jij een overtuigende aanmaning?

Worstel jij met klanten die niet betalen? Zo schrijf je een overtuigende aanmaning!

Wist je dat maar liefst 31% van de facturen in België niet op tijd betaald wordt? Bijna 10% blijft zelfs langer dan 90 dagen open of wordt helemaal niet betaald. Frustrerend, toch? Dan zit er vaak niets anders op dan een aanmaning te sturen.

Steeds meer bedrijven versturen aanmaningen via sms of WhatsApp. Toch blijft een aangetekende brief het meest effectief – het maakt indruk en zorgt ervoor dat je serieus genomen wordt. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw aanmaning professioneel en overtuigend overkomt zonder de klantrelatie te schaden?

In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een krachtige en overtuigende aanmaning schrijft die betalingen sneller binnenhaalt. Zo krijg jij waar je recht op hebt, zonder gedoe!

Waarom overtuigende aanmaningen vaak mislukken (en hoe jij dat voorkomt!)

Het probleem? Maar liefst 90% van de aanmaningen belandt meteen in de prullenbak. Waarom? Omdat ze slecht zijn opgemaakt, onduidelijk zijn of geen duidelijke call to action bevatten. Een goede aanmaning moet de feiten helder presenteren: het openstaande bedrag, de factuurdatum en de gevolgen als er niet betaald wordt.

Je wilt natuurlijk de klantrelatie goed houden, maar tegelijkertijd moet je duidelijk maken dat betaling snel verwacht wordt. Als het uiteindelijk tot een rechtszaak komt, zal je advocaat harde bewijzen nodig hebben dat jij de klant correct hebt aangemaand. Daarom is een aangetekende zending vaak de beste afsluiter van je aanmaningsprocedure.

Veelgemaakte fouten bij aanmaningen (en hoe jij ze voorkomt):

1. Naam van de klant verkeerd spellen
2. Foute adres op de envelop
3. Onvoldoende frankeren
4. Te formeel of wollig taalgebruik
5. Onduidelijke of onleesbare tekst
6. Te drukke of rommelige opmaak
7. Spel- en taalfouten
8. Rekeningnummer vergeten

Daarnaast zijn veel aanmaningen te vriendelijk of zelfs negatief opgesteld. Zinnen zoals “Om onze cashflow te verbeteren, zou het kunnen dat u onze factuur niet heeft ontvangen?” maken je zwak en geven de klant het gevoel dat betaling nog wel even kan wachten.

Gebruik nooit ‘eerste aanmaning’ bovenaan je brief. Als de klant weet dat er nog een tweede en derde komen, zal hij wachten tot het écht nodig is om te betalen. Eén duidelijke en directe aanmaning is vaak genoeg om snel resultaat te boeken!

Zo schrijf jij een overtuigende aanmaning die wél werkt

Wil je dat je aanmaning serieus wordt genomen én snel resultaat oplevert? Dan moet je het professioneel en duidelijk aanpakken. Hier zijn de belangrijkste tips om een overtuigende aanmaning te schrijven die je klant aanzet tot actie:

1. Gebruik een duidelijke call-to-action

Wees direct en concreet over wat je verwacht. In je aanmaning moet letterlijk staan:
👉 Wat – “Gelieve factuur nr. [nummer] te betalen.”
👉 Wanneer – “We verwachten je betaling uiterlijk tegen [datum].”
👉 Hoe – “Door overschrijving op rekeningnummer [rekeningnummer].”

2. Houd het professioneel en gestructureerd

Een goede opbouw zorgt voor helderheid en impact:

• Titel: Vermeld duidelijk dat het om een aanmaning gaat. Maak het niet verwarrend door het te laten lijken op een rekeninguittreksel.
• Inleiding: Geef de reden: “Je hebt niet binnen de afgesproken termijn betaald.”
• Body: Vermeld alle details: factuurnummer, bedrag en vervaldatum.
• Conclusie: Sluit af met een oproep tot actie en de mogelijke gevolgen bij niet-betaling.

3. Schrijf kort en simpel

Gebruik korte, duidelijke zinnen zonder ingewikkelde woorden of afkortingen. Zo is je boodschap meteen duidelijk.

4. Wees concreet en specifiek

Geen vage taal. Zeg precies wat je bedoelt, zodat er geen ruimte is voor misverstanden.

5. Start positief

Een positieve toon vergroot de kans op een snelle reactie. Begin bijvoorbeeld met:
➡️ “We willen je herinneren aan enkele openstaande facturen. Zoals afgesproken bevestigen we hierbij de gemaakte afspraken.”

6. Blijf menselijk

Een aanmaning komt van een persoon, niet van een systeem. Onderteken persoonlijk en vermeld je naam. Dit maakt het beleefder en zorgt ervoor dat de klant weet bij wie hij terechtkan met vragen. Voeg eventueel een gescande handtekening toe.

7. Stuur naar de juiste persoon of afdeling

Verstuur je aanmaning altijd naar de maatschappelijke zetel van het bedrijf. Ken je een contactpersoon? Richt de brief dan specifiek aan hem of haar. Geen naam? Vermeld dan de afdeling, zoals ‘leveranciersboekhouding’. Als je wordt doorverwezen, sla die info dan direct op in je systeem.

8. Geef een volledig overzicht van openstaande facturen

Voeg een duidelijke tabel toe met alle openstaande facturen én facturen die nog niet vervallen zijn. Vermeld factuurnummer, bedrag en vervaldatum. Zo kan de klant alles in één keer afhandelen.

9. Laat de aanmaning ook als voordeel klinken

Maak duidelijk dat betalen voordelig is voor de klant. Bijvoorbeeld:
💡 “Wanneer je betaling binnen de gestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij verdere bestellingen blijven leveren volgens afspraak.”
💡 “Door tijdig te betalen, vermijd je bijkomende kosten en herinneringen.”

Met deze aanpak zorg je ervoor dat je aanmaning professioneel overkomt, snel serieus wordt genomen én je sneller betaald krijgt.

Ieder bedrijf heeft wel eens te maken met facturen die niet op tijd betaald worden.

De eerste logische stap is een aanmaning sturen.

Maar hoe pak je dit aan? Een aangetekende brief maakt het meeste indruk en is dus het meest effectief.

Wat juist in deze brief te schrijven en welke fouten best te vermijden hebben we voor u opgelijst in dit artikel. Mocht u toch nog problemen hebben met wanbetalers kan u altijd contact opnemen met Incasso GeKa voor vrijblijvend advies. Wij helpen u graag bij het schrijven van aanmaningen of verdere stappen bij wanbetalingen.