Hoe schrijft u een overtuigende aanmaning?

Uit een recente studie van Graydon over het B2B betaalgedrag in België blijkt dat 31% van de facturen niet op tijd betaald wordt. Bijna 10% van de facturen wordt zelfs meer dan 90 dagen te laat of helemaal niet betaald. En dus moeten die onwillige klanten aangemaand worden om tóch te betalen. In deze tijden van sms en Whatsapp worden steeds meer aanmaningen via die digitale kanalen verstuurd. Maar de ervaring leert dat een aangetekende brief nog altijd het meeste indruk maakt. Met die brief probeert u betaling te verkrijgen van openstaande facturen, zonder de relatie met de klant te vertroebelen. Maar het is belangrijk hoé u zo’n herinnering of aanmaning schrijft. Uw aanmaning moet ernst en professionaliteit uitstralen, anders mist ze het doel. Hoe u zo’n professionele, doch overtuigende aanmaning schrijft leggen we uit in dit artikel.

Het probleem is dat 90% van die schriftelijke aanmaningen onmiddellijk in de prullenmand verzeild omdat ze slecht opgemaakt of voor interpretatie vatbaar zijn. Of omdat ze een call to action missen. Met een aanmaning moet u de feiten presenteren: de grootte van het openstaande bedrag, de datum van de factuur en de eventuele gevolgen als de klant niet betaalt, presenteren. In principe wil u uiteraard een goede relatie met de klant bewaren, maar wil u hem ook aanzetten tot betaling en liefst zo snel mogelijk. Als er een rechtszaak van komt, zal uw advocaat harde bewijzen op tafel willen leggen die aantonen dat u de debiteur hebt aangemaand. Om uw aanmaningsprocedure af te sluiten is het in ieder geval aangewezen om een aangetekende zending te gebruiken.

De meest voorkomende fouten bij het schrijven van aanmaningen

Vaak werkt uw schriftelijke aanmaning niet, omdat ze niet goed is opgesteld of omdat ze de juiste contactpersoon niet bereikt. Maar er zijn nog een aantal storende fouten die dagelijkse realiteit zijn:

• de naam van de bestemmeling verkeerd spellen
• een onvolledig adres op de envelop
• onvoldoende frankeren
• inhoud die plechtig, gekunsteld en onbegrijpelijk is
• onduidelijk of onleesbaar geschrift
• overdadige vormgeving
• spel- en taalfouten
• rekeningnummer vergeten

Ook worden veel aanmaningsbrieven te zacht of zelfs negatief opgesteld. U mag de ontvanger geen negatief beeld van uzelf ophangen (“Om onze cashflow in orde te houden – Zou het kunnen dat u onze factuur niet heeft ontvangen…”) en niet uitstralen dat u een zacht eitje bent.

Verzend ook nooit een ‘eerste’ herinnering of aanmaning. Zet u bovenaan ‘eerste rappel’, dan weet de debiteur dat er wellicht nog een tweede zal volgen. Hij zal dan niet meteen de noodzaak voelen om actie te ondernemen. Uw klant kan rustig op de tweede aanmaning wachten, want die volgt later. Daarna zal de derde brief in zijn bus belanden … en zo wint hij telkens tijd.

Hoe schrijft u dan wel best een aanmaning? Wij geven de belangrijkste tips.

1/ Formuleer een duidelijke call-to-action. In een aanmaning moet eigenlijk letterlijk staan:

• Doe dit – “betaling van factuur nr …”
• Tijdstip –  “we verwachten uw betaling uiterlijk tegen ../../2019”
• Op deze manier – “door storting op rekening ….”

2/ Een aanmaning is professionele communicatie die goed gestructureerd moet zijn:

• Helemaal bovenaan de brief vermeldt u dat het een rappel is, al dan niet aangetekend. Er mag geen verwarring zijn met een rekeninguittreksel.
• Begin: wat is de reden van de aanmaning: “u hebt niet binnen de afgesproken termijn betaald” of “het bedrag staat nog open na vervaldatum”
• Midden: alle specificaties rond de openstaande factuur: nummer, bedrag en de vervaldag.
• Einde: aansporing tot actie en info over de gevolgen bij niet betaling.

3/ Schrijf in korte, simpele en duidelijke zinnen met weinig komma’s. Zonder afkortingen!

4/ Wees concreet en specifiek.

5/ Laat uw openingszin positief klinken. Zo vergroot u de kans op een positieve reactie. Bijvoorbeeld: “Hiermee wensen wij u te herinneren aan nog openstaande facturen. Zoals afgesproken bevestigen wij hierbij de gemaakte afspraken.”

6/ Blijf ook zelf een persoon. Een aanmaning komt altijd van iemand, niet van een afdeling. Onderteken daarom uw rappel persoonlijk. Dit is beleefder en als de debiteur opmerkingen of vragen heeft, dan weet hij ook wie hij moet contacteren. Gebruik minstens een gescande handtekening en zorg er vooral voor dat uw rappel niet het resultaat is van een automatisch systeem. Uw debiteur zal dit meteen merken.

7/ Wanneer uw klant een bedrijf is, dan verzendt u de aanmaningen altijd naar de maatschappelijke zetel. Indien u een naam heeft, dan stuurt u de brief uiteraard ter attentie van uw contactpersoon. Hebt u geen naam? Dan vermeldt u de afdeling, bijvoorbeeld (leveranciers) boekhouding. Wordt u doorverwezen, noteer dan de nieuwe contactpersoon of afdeling onmiddellijk in uw facturatiesysteem.

8/ Geef een gedetailleerd overzicht van alle facturen. Zowel van de openstaande facturen als de facturen die nog niet vervallen zijn (met factuurnummer, bedrag en vervaldatum). Misschien betaalt de klant deze facturen in één keer mee. Deze informatie kunt u duidelijk in een kolom zetten.

9/ Formuleer uw aanmaning ook als een voordeel voor de klant. U vergroot uw kans op betaling wanneer de debiteur ervan overtuigd is dat hij er zelf baat bij heeft. Bijvoorbeeld: “Wanneer uw betaling binnen de voorgestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij verdere bestellingen blijven leveren conform afspraak” of “om bijkomende kosten te vermijden…”.

Ieder bedrijf heeft wel eens te maken met facturen die niet op tijd betaald worden. De eerste stap die u dan kan zetten is een aanmaning sturen. Maar hoe pakt u dit aan? Een aangetekende brief maakt het meeste indruk en is dus het meest effectief. Wat u juist in deze brief schrijft en welke fouten u het best vermijdt hebben we voor u opgelijst in dit artikel. Mocht u toch nog problemen hebben met wanbetalers kan u altijd contact opnemen met Incasso GeKa voor vrijblijvend advies. Wij helpen u graag bij het schrijven van aanmaningen of verdere stappen bij wanbetalingen.