Aanmaning versturen: hoe haal je het beste resultaat?
Een aanmaning is een herinnering om je klant tot betaling van een factuur te bewegen, maar met een meer dwingend karakter.
In een eerste aanmaning geef je je klant best veertien dagen tijd na ontvangst van de brief om de vordering kosteloos te betalen.
Schrijf duidelijk wat je verwacht van de debiteur: je wil de betaling van … euro op jouw rekening met nummer … uiterlijk tegen datum … . Alle gegevens om de betaling uit te voeren neem je op in de inhoud van de aanmaning. Of eventueel voeg je een duplicaat van de factuur toe.
Je laat je klant weten wat de gevolgen zijn van uitblijven van betaling en zeker het schadebeding en de intresten die verschuldigd zijn vanwege de laattijdige betaling.
Vermeld dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau. De bijkomende kosten hiervoor zijn voor zijn of haar rekening.
Moet je een aanmaning aangetekend versturen?
Het antwoord is: neen, je bent niet verplicht om een aanmaning aangetekend te versturen.
Het is geen wettelijke verplichting om de aanmaning per aangetekende brief te versturen maar soms is het wel aan te raden. Zonder bewijs van een aangetekende zending is het moeilijker te bewijzen of een aanmaning daadwerkelijk op het adres van de debiteur is aangekomen. Niettemin volstaat in principe ook een aanmaning per e-mail.
Aanmaning versturen voor een B2B factuur
Betref het een factuur naar een bedrijf, dan ben je zelfs niet verplicht om een aanmaning te versturen. Na het verstrijken van de betaaltermijn kan je de vordering onmiddellijk uit handen geven.
Wij raden wel aan om een aanmaning te versturen zowel aangetekend als per gewone post. Anders zou je klant voor de rechtbank kunnen beweren dat hij geen factuur of herinneringen heeft ontvangen.
Het is belangrijk om alle communicatie zoals herinneringen en aanmaningen maar ook de bijhorende verzendbewijzen bij te houden. Deze doen dienst als bewijsmateriaal als het tot een rechtszaak komt.
Het communiceren via e-mail is voortaan wettelijk erkend als geldige kennisgeving. Dat blijkt uit de herziening van het Burgerlijk Wetboek.
In de rechtspraak werden e-mails al dagelijks ingeroepen als bewijsmateriaal. Als blijkt dat je tegenpartij de mail gelezen heeft, door te antwoorden of via een leesbevestiging, is de kennisgeving sowieso geldig gebeurd.
Zelden wordt die bewijslast nog betwist, maar een wettelijke basis voor de rechtsgeldigheid ontbrak nog. Dat wordt nu rechtgezet in het nieuwe Burgerlijk Wetboek, dat op 1 januari 2023 in werking treedt.
‘Het wetboek erkent de kennisgeving via elektronische weg als een geldig communicatiemiddel’, zegt Koen Bruls, vennoot bij Blanckaert / Bruls Advocaten. Wel wordt voldoende bescherming ingebouwd voor de ontvanger van de e-mail. ‘De ontvanger moet op voorhand binnen dezelfde context aanvaard hebben dat hij op die manier wenst aangeschreven te worden. Dat kan best via een formele specificatie in het contract of in een latere verklaring. Bij een gebruikelijke communicatie via elektronische weg tussen handelaars, kan mogelijk ook op basis hiervan afgeleid worden dat de handelaar deze wijze van kennisgeving heeft aanvaard.
Leesbevestiging
We horen het vaak: Maar ik heb de factuur toch gemaild?
In de wereld van onbetaalde facturen is dat helaas niet altijd genoeg. Juridisch gezien is er pas sprake van een geldige kennisgeving als je kunt bewijzen dat de ontvanger de mail ook echt heeft gezien.
Dat bewijs heb je pas in twee gevallen:
-
De klant heeft geantwoord op je mail.
-
Je hebt een officiële leesbevestiging ontvangen.
Zodra je antwoordt of een leesbevestiging verstuurt, staat de ontvangst vast. Maar zonder die zaken ligt de bewijslast volledig bij jou als verzender. Jij moet dan aantonen dat de mail is aangekomen en gelezen.
Ons advies is simpel: wees voorzichtig met het klikken op leesbevestigingen bij inkomende mails, maar dwing ze af bij je eigen belangrijke facturen of ingebrekestellingen.
Krijg je geen reactie op je mail? Wacht dan niet af. Een herinnering per post of een korte telefoonbevestiging kan later het verschil maken tussen je geld krijgen of met lege handen staan.
Het voorkomen van discussies begint bij het bewijs van vandaag.
Dus:
een mail is voldoende als aanmaning, maar vind jij dat je dikwijls genoeg hebt gevraagd naar betaling van jouw factuur? Wil jij dat wij de communicatie voeren in jouw plaats? Neem contact op