Is een afbetalingsregeling een goed idee?
Is een afbetalingsregeling een goed idee?
Is een afbetalingsregeling een goed idee?
Het liefst heb jij waarschijnlijk dat de factuur die je al enkele malen hebt herinnerd ineens wordt betaald. En wel zo snel mogelijk!
Toch kan het interessant zijn om uw factuur te laten afbetalen door uw klant.
Enkele tips om een afbetalingsvoorstel op te stellen
Zet de concrete afspraken op papier en onderteken het document met beide partijen.
Vermijd vage beloftes waarbij de klant afspreekt om binnenkort te betalen. Spreek duidelijke tijdstippen af wanneer de betalingen van welk bedrag verwacht wordt. Noteer deze data met stip in uw agenda. Volg de inkomende betalingen goed op en bedank uw klant voor de ontvangen gelden. Op die manier ondervinden ze dat jij het opvolgt en kan je ineens herinneren aan de volgende deelbetaling.
Bepaal in samenspraak een aannemelijk bedrag per maand. Hou in je achterhoofd dat een rechtbank meestal een afbetalingsplan toestaat tot maximum één jaar
Neem zeker ook de interesten en het schadebeding op in het afbetalingsplan. Deze extra kosten kan je eventueel nog laten vallen bij correcte opvolging van de overeenkomst. Maar omdat ze wel in het afbetalingsplan opgenomen zijn, verklaart de klant hiermee akkoord te gaan. Stopt de klant in de loop van de regeling de betalingen kunnen we die kosten alsnog opeisen.
Voorzie in jouw formulering zeker dat de afbetalingsregeling komt te vervallen bij het niet naleven van de betalingstermijnen. Zo kan je het resterende bedrag terug ineens opeisen.
Waarom een afbetalingsplan toekennen een voordeel is
Met het ondertekenen van een afbetalingsplan erkent jouw klant zijn schuld. Dat is altijd meegenomen. Hij kan de facturen en openstaande bedragen niet meer betwisten. Handig indien jouw zaak toch nog voor een rechter moet komen. Jouw blijk van goede wil zal door een rechter op prijs gesteld worden en hij zal op dat moment niet snel een nieuwe regeling voorstellen. Eerder zal hij jouw regeling verder afdwingen.
Een eerste deelbetaling vragen is niet ongebruikelijk. Van dat geld ben je dan toch al zeker!
Gedeeltelijke betalingen verlagen jouw openstaande facturen aanzienlijk. Wanneer je beslist om verdere stappen te ondernemen, kent een rechter of een deurwaarder dikwijls toch nog een afbetalingsregeling toe.
Jij denkt met je klant mee naar een oplossing. Die zal je inspanning zeker waarderen wat een eventuele samenwerking in de toekomst mogelijk laat. Jouw klant die nu niet kan betalen, kan in de toekomst immers toch nog een interessante klant zijn.
Je hebt dus niets te verliezen en heel wat te winnen.
Tip
Zodra de vervaldatum van uw factuur verstreken is, kan je Bizzon inschakelen om uw debiteurenbeheer op te volgen. Wij verzorgen de volledige communicatie met je klanten om zo snel mogelijk jouw openstaande bedragen te innen.
Indien nodig laten wij jouw klant zijn openstaande factuur afbetalen in schijven. We hanteren een correct afbetalingsplan en ook dat volgen we zeer stipt op.
Zo heb jij het meeste kans op een vlotte invordering zonder zorgen!
Zijn jouw facturen compleet en correct opgesteld?
Zijn jouw facturen compleet en correct opgesteld?
Waarom correct opgestelde facturen zo belangrijk zijn:
Als handelaar ben je meestal verplicht om een officiële factuur te maken. Een juiste en volledige factuur opstellen is belangrijk voor de btw-administratie. En zeker zo belangrijk wanneer jij vlotte betaling wil bekomen.
Facturen worden wettelijk beschouwd als het bewijs dat een levering heeft plaatsgevonden. Daarom ook dat jouw klant de betaling verschuldigd is. Wanneer jouw professionele klant je factuur niet protesteert, wordt immers automatisch aangenomen dat hij zich akkoord verklaart met de levering en het verschuldigd bedrag.
Het is heel belangrijk dat jouw facturen correct en duidelijk zijn. Jouw klant heeft alle recht en reden om onjuiste en onduidelijke facturen te protesteren en niet te betalen!
Wat moet zeker op je factuur staan?
FACTUUR of CREDIT NOTA
Het woord “factuur” moet zeker expliciet vermeld worden op het document om rechtsgeldig te zijn. Wanneer dit woord ontbreekt, kan je klant beweren dat hij niet op de hoogte was dat hij een bedrag moest betalen.
BEDRIJFSGEGEVENS
Zowel van jouw eigen zaak als van de klant moeten de gegevens volledig op de factuur vermeld worden. Dat zijn onder meer: de officiële naam van de zaak, de rechtsvorm, het adres, het ondernemingsnummer, de bank- en contactgegevens. Van een particuliere klant zeker de voornaam EN de familienaam
DE FACTUURDATUM EN DE VERVALDATUM
Deze data zijn onmisbaar om de betalingen en eventuele bijkomende onkosten te kunnen vorderen.
Wettelijk gezien dient jouw factuur bovendien uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand, volgend op de maand waarin de btw opeisbaar wordt.
HET FACTUURNUMMER
Je factuurnummers mogen beginnen bij om het even welk cijfer. Ze moeten wel chronologisch opeenvolgend te zijn. Factuurnummers overslaan mag absoluut niet.
BESCHRIJVING VAN DE GELEVERDE DIENSTEN OF GOEDEREN
Over welke diensten of producten gaat deze factuur? Dit kan vrij algemeen, maar hoe meer gedetailleerd hoe minder kans op discussie achteraf.
AANTAL STUKS / EENHEIDSPRIJS / SUBTOTALEN
Zeker bij leveringen van producten raden we aan om het aantal stuks en de bijhorende prijs te vermelden. Eventueel verwijs je naar een bijlage of een bestelbon.
VOORSCHOTTEN, AFREKENINGEN OF TUSSENTIJDSE BETALINGEN
Wanneer je voor een bestelling meerdere facturen opmaakt dan verwijs je best even naar het geheel.
MAATSTAF VAN HEFFING
De maatstaf van heffing is het totaal van de diensten of producten, dus het totale bedrag exclusief btw.
BTW PERCENTAGE, BTW-BEDRAG EN EVENTUELE VRIJSTELLINGSREGELS
Is uw factuur onderworpen aan btw, dan moet je het btw-percentage en het btw bedrag afzonderlijk vermelden. Factureer je zonder btw dan moet je ook de bijhorende vrijstellingsregel specificeren. Bijvoorbeeld levering aan medecontractant, een intracommunautaire levering aan een buitenlandse klant of een onderneming die vrijgesteld is van btw. (met een verwijzing naar het correcte artikel van het btw-wetboek)
ALGEMENE VOORWAARDEN
Heb je Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op de transactie, dan voeg je best een verwijzing naar deze voorwaarden toe op uw factuur. Staan de voorwaarden op de achterzijde van jouw factuur dan vermeld je op de voorzijde best dat deze voorwaarden zich op de achterzijde van het document bevinden.
BEDANKT VOOR HET VERTROUWEN
Uw klanten op de factuur bedanken voor het vertrouwen of de fijne samenwerking is zeker niet verplicht, maar op commercieel vlak een aanrader!
Correcte en duidelijke facturen opstellen, maakt dat een vlotte invordering eenvoudiger is.
Uw klanten zullen het ongetwijfeld op prijs stellen dat jouw facturen correct en duidelijk zijn, want niemand zit te wachten op extra administratie of tijdrovende communicatie over onduidelijke facturen.
Ook voor de invordering van de uitblijvende betalingen via Bizzon is het zeer belangrijk dat uw facturen correct zijn opgesteld. Enkel zo kunnen wij eenvoudig de juiste klant aanspreken, vermijden we discussie over de opmaak van het document en kunnen we onze aandacht volledig richten op de betalingsregeling.
Zijn jouw facturen correct?
Ben je niet zeker of de inhoud van jouw facturen compleet is. Of twijfel je aan jouw algemene voorwaarden? Contacteer Bizzon.
Hoe schrijf jij een overtuigende aanmaning?
Hoe schrijf jij een overtuigende aanmaning?
Worstel jij met klanten die niet betalen? Zo schrijf je een overtuigende aanmaning!
Wist je dat maar liefst 31% van de facturen in België niet op tijd betaald wordt? Bijna 10% blijft zelfs langer dan 90 dagen open of wordt helemaal niet betaald. Frustrerend, toch? Dan zit er vaak niets anders op dan een aanmaning te sturen.
Steeds meer bedrijven versturen aanmaningen via sms of WhatsApp. Toch blijft een aangetekende brief het meest effectief – het maakt indruk en zorgt ervoor dat je serieus genomen wordt. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw aanmaning professioneel en overtuigend overkomt zonder de klantrelatie te schaden?
In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een krachtige en overtuigende aanmaning schrijft die betalingen sneller binnenhaalt. Zo krijg jij waar je recht op hebt, zonder gedoe!
Aanmaning schrijven: de basis
Waarom overtuigende aanmaningen vaak mislukken (en hoe jij dat voorkomt!)
Het probleem? Maar liefst 90% van de aanmaningen belandt meteen in de prullenbak. Waarom? Omdat ze slecht zijn opgemaakt, onduidelijk zijn of geen duidelijke call to action bevatten. Een goede aanmaning moet de feiten helder presenteren: het openstaande bedrag, de factuurdatum en de gevolgen als er niet betaald wordt.
Je wilt natuurlijk de klantrelatie goed houden, maar tegelijkertijd moet je duidelijk maken dat betaling snel verwacht wordt. Als het uiteindelijk tot een rechtszaak komt, zal je advocaat harde bewijzen nodig hebben dat jij de klant correct hebt aangemaand. Daarom is een aangetekende zending vaak de beste afsluiter van je aanmaningsprocedure.
Veelgemaakte fouten bij aanmaningen (en hoe jij ze voorkomt):
- Naam van de klant verkeerd spellen
- Foute adres op de envelop
- Onvoldoende frankeren
- Te formeel of wollig taalgebruik
- Onduidelijke of onleesbare tekst
- Te drukke of rommelige opmaak
- Spel- en taalfouten
- Rekeningnummer vergeten
Daarnaast zijn veel aanmaningen te vriendelijk of zelfs negatief opgesteld. Zinnen zoals “Om onze cashflow te verbeteren, zou het kunnen dat u onze factuur niet heeft ontvangen?” maken je zwak en geven de klant het gevoel dat betaling nog wel even kan wachten.
Gebruik nooit ‘eerste aanmaning’ bovenaan je brief. Als de klant weet dat er nog een tweede en derde komen, zal hij wachten tot het écht nodig is om te betalen. Eén duidelijke en directe aanmaning is vaak genoeg om snel resultaat te boeken!
9 tips voor het schrijven van een aanmaning
Zo schrijf jij een overtuigende aanmaning die wél werkt
Wil je dat je aanmaning serieus wordt genomen én snel resultaat oplevert? Dan moet je het professioneel en duidelijk aanpakken. Hier zijn de belangrijkste tips om een overtuigende aanmaning te schrijven die je klant aanzet tot actie:
1. Gebruik een duidelijke call-to-action
Wees direct en concreet over wat je verwacht. In je aanmaning moet letterlijk staan:
👉 Wat – “Gelieve factuur nr. [nummer] te betalen.”
👉 Wanneer – “We verwachten je betaling uiterlijk tegen [datum].”
👉 Hoe – “Door overschrijving op rekeningnummer [rekeningnummer].”
2. Houd het professioneel en gestructureerd
Een goede opbouw zorgt voor helderheid en impact:
- Titel: Vermeld duidelijk dat het om een aanmaning gaat. Maak het niet verwarrend door het te laten lijken op een rekeninguittreksel.
- Inleiding: Geef de reden: “Je hebt niet binnen de afgesproken termijn betaald.”
- Body: Vermeld alle details: factuurnummer, bedrag en vervaldatum.
- Conclusie: Sluit af met een oproep tot actie en de mogelijke gevolgen bij niet-betaling.
3. Schrijf kort en simpel
Gebruik korte, duidelijke zinnen zonder ingewikkelde woorden of afkortingen. Zo is je boodschap meteen duidelijk.
4. Wees concreet en specifiek
Geen vage taal. Zeg precies wat je bedoelt, zodat er geen ruimte is voor misverstanden.
5. Start positief
Een positieve toon vergroot de kans op een snelle reactie. Begin bijvoorbeeld met:
➡️ “We willen je herinneren aan enkele openstaande facturen. Zoals afgesproken bevestigen we hierbij de gemaakte afspraken.”
6. Blijf menselijk
Een aanmaning komt van een persoon, niet van een systeem. Onderteken persoonlijk en vermeld je naam. Dit maakt het beleefder en zorgt ervoor dat de klant weet bij wie hij terechtkan met vragen. Voeg eventueel een gescande handtekening toe.
7. Stuur naar de juiste persoon of afdeling
Verstuur je aanmaning altijd naar de maatschappelijke zetel van het bedrijf. Ken je een contactpersoon? Richt de brief dan specifiek aan hem of haar. Geen naam? Vermeld dan de afdeling, zoals ‘leveranciersboekhouding’. Als je wordt doorverwezen, sla die info dan direct op in je systeem.
8. Geef een volledig overzicht van openstaande facturen
Voeg een duidelijke tabel toe met alle openstaande facturen én facturen die nog niet vervallen zijn. Vermeld factuurnummer, bedrag en vervaldatum. Zo kan de klant alles in één keer afhandelen.
9. Laat de aanmaning ook als voordeel klinken
Maak duidelijk dat betalen voordelig is voor de klant. Bijvoorbeeld:
💡 “Wanneer je betaling binnen de gestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij verdere bestellingen blijven leveren volgens afspraak.”
💡 “Door tijdig te betalen, vermijd je bijkomende kosten en herinneringen.”
Met deze aanpak zorg je ervoor dat je aanmaning professioneel overkomt, snel serieus wordt genomen én je sneller betaald krijgt.
Conclusie: hoe u aanmaningen het best aanpakt
Ieder bedrijf heeft wel eens te maken met facturen die niet op tijd betaald worden.
De eerste logische stap is een aanmaning sturen.
Maar hoe pak je dit aan? Een aangetekende brief maakt het meeste indruk en is dus het meest effectief.
Wat juist in deze brief te schrijven en welke fouten best te vermijden hebben we voor u opgelijst in dit artikel. Mocht u toch nog problemen hebben met wanbetalers kan u altijd contact opnemen met Bizzon voor vrijblijvend advies. Wij helpen u graag bij het schrijven van aanmaningen of verdere stappen bij wanbetalingen.
Waarop moet je letten als je een factuur wil protesteren?
Factuur protesteren: Waarop moet je letten?
Factuur protesteren: Waarom ‘nee’ zeggen een vak apart is (en hoe je dure fouten voorkomt)
Het lijkt de normaalste zaak van de wereld: je ontvangt een factuur, maar de inhoud klopt niet. Misschien is de berekening fout, zijn de uren te hoog ingeschat of voldoet het geleverde product simpelweg niet aan de afspraken. Op dat moment is een factuur protesteren je goed recht.
Maar pas op: een factuur protesteren is in de praktijk helaas niét de eenvoudigste zaak ter wereld. Een slordig protest is juridisch vaak minder waard dan geen protest. Als ondernemer in de B2B-sector (zoals de bouw of groothandel) riskeer je dat een rechter je alsnog tot betaling dwingt, simpelweg omdat je de spelregels niet kende.
Hier zijn de vijf cruciale stappen om een factuur waterdicht te betwisten.
1. Snelheid en bewijs: De aangetekende zending
Wacht niet. Een factuurprotest moet je onmiddellijk uitvoeren. Hoewel een e-mail vaak volstaat voor de eerste communicatie, is een aangetekende brief nog steeds de enige manier om juridisch onomstotelijk te bewijzen dat én wanneer het protest de tegenpartij heeft bereikt. Ontvang je na je protest toch nog een aanmaning? Protesteer dan opnieuw. In de juridische wereld geldt: wie zwijgt, stemt toe.
2. Duik in de kleine lettertjes (Algemene Voorwaarden)
Je leverancier heeft waarschijnlijk algemene voorwaarden waarin een specifieke termijn voor protest staat (bijvoorbeeld 8 of 14 dagen). Ga je daar één dag overheen? Dan sta je met 1-0 achter bij een eventuele rechtszaak.
Pro-tip: Krijg je de algemene voorwaarden pas voor het eerst te zien op de achterkant van de factuur? Protesteer deze dan expliciet. Voorwaarden die niet vooraf zijn gecommuniceerd, zijn vaak niet tegenstelbaar.
3. Betaal wat je wél verschuldigd bent
Wil je slechts een gedeelte van de factuur protesteren (bijvoorbeeld wel de materialen, maar niet de extra uren)? Betaal dan direct het onbetwiste gedeelte. Hiermee toon je goede wil en voorkom je dat een leverancier je beschuldigt van ‘rechtsmisbruik’. Bovendien vermijd je zo dat je later intresten en schadevergoedingen moet betalen over het volledige bedrag; die blijven dan beperkt tot het betwiste deel.
4. Wacht niet op de factuur om in te grijpen
Merk je tijdens de uitvoering van de werken al dat het misgaat? Wacht dan niet tot de factuur op de mat valt. Stel je leverancier direct aangetekend in gebreke. Maan hen aan om de prestatie alsnog volgens afspraak uit te voeren. Dit sterkt je dossier enorm als er later een factuur volgt voor werk dat niet deugt.
5. Motivatie is alles: Vermijd het woord ‘Protest’ (alleen)
Een factuur terugsturen met enkel het woord “geprotesteerd” erop gekrabbeld? Dat is een recept voor problemen. Je moet omstandig motiveren waarom je niet akkoord gaat. Wees specifiek, volledig en maak altijd voorbehoud voor het geval je later nog extra argumenten wilt aanvoeren. Hoe gedetailleerder je protest, hoe sterker je positie.
Het fundament van een gezonde cashflow is helderheid. Bij Bizzon zien we vaak dat conflicten ontstaan door gebrekkige communicatie in de protestfase. Door deze regels te volgen, bescherm je niet alleen je bankrekening, maar ook je professionele integriteit.
Worstel je momenteel met een betwist dossier of een klant die onterecht protesteert?
Laten we samen kijken hoe we dit juridisch en communicatief vlot trekken. Stuur me een bericht voor een korte scan van je dossier.
GeKa , onze verrassing zit in het resultaat, niet in de kosten.
GeKa , onze verrassing zit in het resultaat, niet in de kosten.
GeKa Incasso: onze verrassing zit in het resultaat, niet in de kosten
Trouwe klanten aanporren om hun facturen te betalen is delicaat en onplezierig. Daarom specialiseerde GeKa zich in het menselijk en toch daadkrachtig innen van uw moeilijk inbare facturen, zelfs voor de kleine bedragen. Onze eerste focus ligt op het verkrijgen van de betaling, de tweede op het behoud van de relatie met de klant. Via een vast en betaalbaar ondernemerspakket verzekert u zich van de diensten van een incasso advocaat en van een doorzichtige en professionele opvolgstructuur en dat zonder voorschotfacturen of gerechtskosten.
De verrassing bij GeKa zit in het resultaat, niet in de kosten. U kan bovendien de toestand van uw dossier opvolgen via het digitaal platform. U zal er kunnen zien dat wij een transparante manier van werken hanteren: onze professionele medewerkers benaderen uw debiteur op een vriendelijke maar assertieve manier door het sturen van aanmaningen, het plegen van telefoontjes, het inschakelen van onze vaste incasso advocaat, een dagvaarding, de gerechtelijke procedure, het vonnis en de betaling. We gaan zelfs zover dat we bij echt moeilijke problemen, uw klant helpen om zijn factuur te betalen of om oplossingen te zoeken.
GeKa, onze verrassing zit in het resultaat, niet in de kosten
Onbetaalde facturen? Wat te doen?
Onbetaalde facturen? Wat te doen?
Jef stapt naar de advocaat want hij heeft onbetaalde facturen. Jef heeft op voorhand geen idee van hoeveel het hem zal kosten. De advocaat van Jef begint meteen te bellen en aanmaningen te schrijven. Jef krijgt te horen dat het een rechtszaak gaat worden en dat zijn advocaat zal gaan pleiten. De eerste zitting levert niets op dus wordt er een nieuwe zittingsdatum vastgelegd. De advocaat moet weer gaan pleiten. Het vonnis is uiteindelijk in Jef zijn voordeel maar de betaling blijft uit dus schakelt Jef zijn advocaat een deurwaarder in. Uiteindelijk wordt Jef zijn factuur betaald en krijgt Jef zijn centen. Jef krijgt ook de afrekening van al de onkosten. Jef is verrast, hij houdt niet veel centen over…
Rik heeft ook een onbetaald factuur. Rik stapt naar het incassobureau en geeft zijn onbetaalde factuur af. Het incassobureau zal bellen, aanmaningen versturen en advocaten inschakelen die voor Rik zullen gaan pleiten. Rik zal niet voor verrassingen komen te staan want Rik heeft gekozen voor een transparante overeenkomst met het incassobureau waardoor Rik een heel jaar lang recht heeft op professionele en juridische bijstand. Het incassobureau zal er voor zorgen dat Rik zijn onbetaalde facturen uiteindelijk volledig betaald worden zonder extra onkosten. Rik krijgt geen afrekening, Rik krijgt zijn centen.
Wees slim , zoals Rik !