Hou jij je betalingen bij in Excel?

Hou jij je betalingen bij in Excel? De gegevens in je Excel bestand op je pc zijn veel minder beveiligd dan in the cloud. Tenzij jij een genie bent in het versleutelen van gegevens en cyber veiligheid. Wanneer je laptop wordt gestolen of er is een ernstige crash…. dan kan je alle data verliezen.  En hier halen we nog een delicaat punt aan.  Het maken van back-ups. Het belang er van is gekend, maar slechts weinigen doen het.  Indien je al je belangrijke gegevens in Excel opslaat, dan is dit het hart van je onderneming. Dan heb je er ook alle belang bij dat deze niet verloren gaan door een technische storing of beveiligingsprobleem. Daarom moet je van je Excel bestand regelmatig backups maken op een extern apparaat.

Hoe vaak doe jij dit in de praktijk? Online tools maken dagelijks automatische back-ups en bewaren deze op verschillende plaatsen.  Zo kan je steeds aan je gegevens, wat er ook gebeurt.

Aanpassingen doen “on-te-road” in Excel is niet makkelijk. Hierdoor gaat men vaak door de dag alles bijhouden op papier wie welke factuur heeft betaald.  En dit gaat men op het einde van de dag ingeven in Excel. Ook al heb je een manier gevonden om het toch te doen, het vraagt nog steeds veel tijd. Daarnaast heb je ook nog de kans dat er fouten optreden. Dankzij een online oplossing zorg je er voor dat geen info verloren gaat. Je kan in real time aanpassingen doen.  En  het vraagt  veel minder tijd. Je bespaart tijd die je kan steken in zaken die geld kunnen opbrengen.

Wat je niet kan doen in Excel is vanuit je gegevens onmiddellijk een factuur maken. Je moet dan een ander programma openen, gegevens opnieuw invullen, naar email-programma kopiëren, …  veel extra handelingen dus.  De meeste administratie software kunnen een offerte en factuur maken vanuit hun eigen programma. Geen dubbel werk en veel minder handelingen.

Jouw bedrijf kan groeien.  Waardoor er meerdere gebruikers in het bestand moeten werken. Dit kan bij Excel voor problemen zorgen.  Geen toegang tot het document terwijl er iemand anders in zit, dubbele ingaven, geen registratie van wie, wat, wanneer heeft aangepast. Moderne software maakt het mogelijk om via een persoonlijke login in te loggen. Op deze manier kan alles eenvoudig getraceerd worden. Je kan zelfs een werknemer gedeeltelijke toegang geven.

Met Excel kan je wel synchroniseren met een mobiel apparaat, maar het is niet ontworpen voor mobiel gebruik. Je spreadsheet past zich niet aan aan je mobiel device. Scrollen en zoomen als gevolg. Heel wat cloud software hebben ook een mobiele versie die zich aanpast aan het mobiel apparaat waardoor het overzicht blijf behouden. . Op deze manier kan je “on-the-road” je gegevens raadplegen, invoeren of aanpassen.

Hou jij je betalingen bij in Excel?  Vaak is het moeilijk om Excel te laten communiceren met andere applicaties.  De meeste cloud software kunnen wel gemakkelijk data uitwisselen met andere pakketten door middel van API. Zo kan er gecommuniceerd worden tussen de verschillende software pakketten en hoef je geen data dubbel in te geven.

Kan jij snel terugvinden wanneer een specifieke klant voor de laatste keer heeft betaald?  Welke facturen staan er nog allemaal open? Vaak is dit moeilijk in een Excel bestand.  De lijst is te lang, opzoeken is niet 100% correct,….  Er bestaat momenteel al voldoende software met slimme en handige zoekfuncties.  Waar het opzoeken van een factuur, openstaande facturen, gegevens van klanten etc kinderspel is.

Ben je op zoek naar een handige tool om je aan- en verkoop administratie bij te houden?

Neem dan zeker een kijkje op Incasso Geka. 

Check ook Finexx voor een totale administratieve ontzorging.